SoftExpert ECM

Enterprise Content Management

Learn More

التحدي

كل يوم ، تنشئ المؤسسات حجمًا ضخمًا من المحتوى غير المنظم الذي يتضمن ملفات تعريف العملاء وأوامر الشراء وسجلات الموظفين والتقارير المالية والنماذج والفواتير الممسوحة ضوئيًا والعقود والمستندات عالية الجودة والرسومات الهندسية ورسائل البريد الإلكتروني ، من بين أمور أخرى يتزايد التحدي المتمثل في التعامل مع الورق والمحتوى الرقمي والسجلات والمستندات. أظهرت الدراسات أن المحتوى غير المنظم يشكل 80٪ أو أكثر من جميع معلومات الشركة وينمو بمعدل سنوي في أي مكان من 65٪ إلى 200٪ ، اعتمادًا على الصناعة 

في معظم الشركات ، غالبًا ما يوجد المحتوى الرقمي والورقي في حالة من الفوضى غير المُدارة. يتم تخزين هذا المحتوى في مواقع متعددة ، مثل محركات أقراص الكمبيوتر المحلية ومشاركة الملفات ومجلدات الملفات وخزانات الملفات بدون تصنيف ثابت للتعريف. هذا يجعل من الصعب على المستخدمين العثور على المحتوى الذي يحتاجون إليه وإعادة استخدامه في مهامهم اليومية. والنتيجة هي إضاعة الوقت في البحث عن المعلومات وإعادة إنشائها. يؤدي هذا أيضًا إلى تعزيز الممارسات الأقل كفاءة ، مثل استخدام البريد الإلكتروني كأداة للتعاون في المستندات. 

تتبنى المؤسسات الأنظمة الأساسية لإدارة محتوى المؤسسة
(ECM)
لمواجهة تحديات الأعمال المرتبطة بالمعلومات غير المُدارة. تعمل حلول إدارة محتوى المؤسسة على تحسين إنتاجية الأعمال وخفة الحركة من خلال توفير وصول أفضل إلى المعلومات وإنشاء أساس لمشاركة هذا المحتوى وتأمينه وإعادة استخدامه في جميع أنحاء المؤسسة. تسمح منصة إدارة محتوى المؤسسة للشركات بتقليل تكاليف أجهزة وبرامج البيانات مع دمج المعلومات الأساسية بطرق فريدة لاستغلال الفرص الجديدة أو التكيف بسرعة مع متطلبات العمل الجديدة. 

الحل
- SoftExpert ECM

SoftExpert ECM
 
هو برنامج يوفر جميع خدمات إدارة المحتوى الأساسية اللازمة لإنشاء المحتوى المتعلق بالعمليات التنظيمية والتقاطه وإدارته وتخزينه وحفظه وتقديمه. إنه حل برمجي عملي لمركزية المحتوى غير المنظم وإدارة دورة حياة المحتوى بالكامل بشكل أفضل.

يوفر الحل مجموعة من إمكانيات إدارة محتوى المؤسسة ، بما في ذلك إدارة المستندات والسجلات ، ومهام سير العمل ، والبحث والأرشفة ، بالإضافة إلى تطبيقات محددة ، مثل إدارة العقود والهندسة document management نظام (EDMS) ، وكلها مدمجة في منصة واحدة على شبكة الإنترنت.

نظرًا للطبيعة القوية للأداة ومرونتها في إدارة العمليات الموجهة نحو المحتوى ، يمكن تحليل وتصنيف المستندات المهيكلة ، مثل النماذج أو المستندات غير المهيكلة مثل الطلبات أو السجلات غير الرسمية. بمجرد تصنيف المستندات ، تستخدم
SoftExpert ECM
ميزة التعرف الضوئي على الأحرف
(OCR)
لالتقاط المعلومات المتعلقة بالأعمال تلقائيًا. ونتيجة لذلك ، فإن هذا يلغي الإدخال اليدوي للبيانات ، ويبسط العمليات ، ويسرع توفر البيانات داخل النظام.

  business process management (BPM) توفر إمكانات
ECM
جنبًا إلى جنب مع حل إدارة عمليات الأعمال
(BPM)
بنية أساسية قوية لإدارة المحتوى ، بغض النظر عن نوع المحتوى (المادي أو الرقمي). يتكامل الحل مع ممارسات الحوكمة الحالية ، مما يوفر المرونة لتخصيص لوحات المعلومات والتقارير ومهام سير العمل.

محرك سير العمل قابل للتكوين بالكامل ويساعد على أتمتة العمليات التجارية المتعلقة بالمحتوى. يمكن أن يكون هذا سير عمل بسيط للمراجعة والموافقة أو عملية تجارية متعددة المراحل أكثر تعقيدًا. يمكن للمستخدمين إنشاء المستندات ومراجعتها أو إرسال المستندات إلى الزملاء أو الإدارة للمراجعة. بمجرد الموافقة ، يمكن الإفراج عن هذه الوثائق داخل المنظمة. تخضع جميع الكائنات للتحكم في الإصدار والأمان ، مما يوفر مسار تدقيق شامل لإثبات إثبات الامتثال لمعايير ولوائح الصناعة.



التقاط المحتوى وفهرسته

التقاط المحتوى وفهرسته

تدفقات سير العمل المركزية المستند

تدفقات سير العمل المركزية المستند

توقيع إلكتروني

توقيع إلكتروني

إدارة السجلات المادية

إدارة السجلات المادية

سجل تدقيق

سجل تدقيق

بوابات المراقبة

بوابات المراقبة

Main Benefits

  • مركزية كل محتوى المؤسسة في بيئة واحدة ، مما يسهل الوصول إلى المعلومات.

  • Reduces costs of physical document storage.

  • يقلل من الحاجة إلى طباعة المستندات ومعالجة الورق.

  • يضمن الامتثال للمتطلبات القانونية والتنظيمية.

  • يبسط ويسرع إنشاء ومراجعة ونشر الوثائق.

  • يعزز التعاون ويضمن الوصول إلى المحتوى المحدث في الوقت الفعلي.

  • يزيل التأخيرات وعدم الكفاءة بسبب العمليات اليدوية واستخدام المستندات القديمة.

  • يعزز الإنتاجية عبر المؤسسة ، من خلال توحيد عمليات التحكم في المستندات.

  • يعمل على أتمتة التعرف على الأحرف ويقلل من مخاطر فهرسة المحتوى بشكل خاطئ.

  • يوفر رؤية كاملة للمهام والمواعيد النهائية وأعباء عمل الفرق ، مما يسمح بتحديد الاختناقات والانحرافات.

المميزات

حل نظرة عامة 

Return on Investment (ROI)

على نحو متزايد ، يُنظر إلى إدارة محتوى المؤسسة على أنها تطبيق مؤسسي وتقنية ذات أهداف محددة على أنها تقليل التكاليف الإدارية ، وتحسين الكفاءة ، وتعزيز الربح.

بشكل عام ، عندما يناقش المتخصصون في المؤسسة عائد الاستثمار ، فإنهم يفكرون في الغالب في الفوائد "المالية". اليوم ، يجب على المنظمات أيضًا أن تنظر في الفوائد "غير المالية" للاستثمار.

تشمل الفوائد المالية التأثيرات على ميزانية المنظمة وشؤونها المالية ، على سبيل المثال ، خفض التكاليف أو زيادة الإيرادات.

المنافع غير المالية هي ما يسمى بالفوائد "غير الملموسة" أو "الناعمة" أو "غير القابلة للقياس الكمي" للاستثمار. تشمل هذه الفوائد التأثيرات على العمليات التجارية والإنتاجية.

SoftExpert ECM
تنتج البرمجيات تأثيرات إيجابية على أداء الأعمال والأهداف الاستراتيجية. وتشمل هذه تحسين رضا العملاء ، واستخدام أفضل للمعلومات الحالية والمؤرشفة ، وتقليل وقت الدورة.

يمكن أن يكون حساب الفوائد لـ
ECM
مباشرًا ، مثل توفير تكاليف الورق أو الأرشفة ، وغير مباشر ، مثل الإنتاجية أو الجودة المحسنة. يجب قياس كلاهما لجهود دراسة الجدوى الخاصة بـ ECM.

قدرت
IDC
أن المؤسسة النموذجية التي تضم 1000 عامل معرفي تهدر 2.5 مليون دولار إلى 3.5 مليون دولار سنويًا في البحث عن معلومات غير موجودة ، أو تفشل في العثور على معلومات موجودة ، أو إعادة إنشاء معلومات لا يمكن العثور عليها ، بينما تقدر شركة
Gartner
أن إدارة محتوى المؤسسة يمكن أن تقلل إجمالي التكاليف المتعلقة بالمستندات بنسبة 40٪.

SoftExpert
يوفر برنامج إدارة محتوى المؤسسة (ECM) المزايا التالية:

عائد الاستثمار المالي:

  • يقلل بشكل كبير من تكاليف تخزين الملفات النشطة (بما في ذلك العقارات المادية لغرفة الملفات ، وتكلفة صيانة خزانات الملفات ، وتكلفة المجلدات وبطاقات الفهرسة ، وجداول مراجعة الأجهزة الأخرى).
  • يلغي تكاليف التخزين غير النشطة والأرشيفية من خلال التحكم المركزي ومستودع المستند (بما في ذلك العقارات المادية والتكلفة الخارجية لمرافق تخزين المستندات وتكلفة استرداد المستندات وتكلفة العناصر المادية مثل الصناديق والملصقات وما إلى ذلك)
  • يقلل من عدد الموظفين بدوام كامل (FTEs) اللازمة لدعم مراكز التخزين النشطة وغير النشطة المرتبطة بالورق.
  • يخفض التكاليف المخفية لوجود الورق في الملفات المحلية والملفات الشخصية ومناطق ملفات الأقسام الأصغر "غير الرسمية". (أحتفظ بنسخ من التقارير على مكتبي لأن الأمر يستغرق وقتًا طويلاً للحصول عليها من غرفة الملفات وربما قام شخص ما بسحبها بالفعل).
  • يتجنب تكاليف استبدال واستعادة المستندات الورقية في غير محلها والتي تم إساءة استخدامها والمتهالكة. ما تكلفة استبدال مستند مفقود ، والعثور على مستند في غير مكانه ، واستبدال مستند لم يعد قابلاً للقراءة؟
  • تنفق الشركات 20 دولارًا في العمالة لتقديم مستند ، و 120 دولارًا في العمالة للعثور على مستند غير صحيح ، و 220 دولارًا في العمالة لإعادة إنتاج مستند مفقود.
    (المصدر:
    AIIM)
  • تقليل تكلفة الاكتشاف القانوني بسبب تقليل السجلات المراد البحث عنها (من خلال التقاط السجلات الدقيقة والتخلص منها في الوقت المناسب) واستخدام أدوات بحث وتصفية أكثر كفاءة ودقة.
  • يخفض التكاليف ويزيد الإيرادات من خلال:
    • خفض تكاليف معالجة الورق.
    • قطع تكاليف الإيداع والازدواجية واسترجاع التخزين خارج الموقع.
    • تقليل وقت التعطل التنظيمي في حالة الكوارث الطبيعية.
    • تبسيط التخطيط لاستمرارية الأعمال.
    • استخدام المساحة المطلوبة حاليًا لتخزين الورق من أجل أنشطة أكثر إنتاجية مدرة للدخل.
    • تحسين استخدام الأصول الرقمية.
    • زيادة التعاون في البيانات والمعرفة.

الاستثمار

  • يعتمد الاستثمار في SoftExpert ECM على حجم وحدة الأعمال ونهج التنفيذ.

العائد على الاستثمار (٪) 

  • ((((إجمالي المدخرات السنوية) × س سنة)
    - الاستثمار الأولي) / الاستثمار الأولي) × 100.

فترة الاسترداد
(سنوات)
 

  • الاستثمار الأولي / إجمالي المدخرات السنوية.

عائد الاستثمار غير المالي:

  • زيادة الإنتاجية بسبب الإدارة الإلكترونية لإنشاء المحتوى والمراجعة والموافقة والتوزيع وتحسين وقت الدورة حيث يتوفر الإصدار الأحدث فقط.
  • يوفر الوقت من خلال إدارة إصدارات المحتوى مركزيًا.
  • يحفظ موارد تكنولوجيا المعلومات عن طريق وضع المحتوى وتخزينه مرة واحدة (بالإضافة إلى الإصدارات) في مستودع مركزي.
  • يلغي النسخ الإلكترونية والورقية الشخصية المنتشرة في جميع أنحاء وحدة الأعمال والشركة.
  • يوفر تقليلًا في الموارد المادية حيث لم تعد تتم طباعة "الورق" وتمييزه وحفظ نسخ متعددة.
  • يؤدي زيادة رضا العملاء إلى زيادة معدل الاحتفاظ بالعملاء والسمعة وحصة السوق والإيرادات.
  • تحسين الامتثال التنظيمي من خلال دمج قدرات إدارة الامتثال في عمليات الأعمال الحالية.
  • يقلل العمل الورقي والورق اللازمين لطباعة التقارير ، بسبب طرق العرض المخصصة ولوحة القيادة الشاملة.
  • يقلل وقت بدء المشروع ويقصر منحنى التعلم لأعضاء فريق المشروع ويوفر الوقت بمجرد إنشاء العمليات والإجراءات والقوالب الخاصة بالمستندات وإعادة استخدامها.

لمزيد من المعلومات والعروض التوضيحية الحية

عرضت من المعلومات والعروض التوضيحية الحية

Enterprise Content Management nedir ?     Enterprise Content Management training    Enterprise Content Management system    Enterprise Content Management software     Enterprise Content Management tools