SoftExpert ECM

Enterprise Content Management

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Le défi

Chaque jour, les organisations créent un énorme volume de contenu non structuré qui comprend les profils des clients, les bons de commande, les dossiers des employés, les rapports financiers, les formulaires, les factures numérisées, les contrats, les documents de qualité, les dessins techniques et les courriers électroniques, entre autres. Le défi de la gestion du papier, du contenu numérique, des enregistrements et des documents augmente. Des études ont montré que le contenu non structuré représente 80% ou plus de toutes les informations d'entreprise et augmente à un taux annuel allant de 65% à 200%, selon le secteur. 

Dans la plupart des entreprises, le contenu numérique et papier existe souvent dans un état de chaos non géré. Ce contenu est stocké dans plusieurs emplacements, tels que des lecteurs d'ordinateurs locaux, des partages de fichiers, des dossiers de fichiers et des armoires de fichiers sans taxonomie cohérente pour l'identification. Cela rend difficile pour les utilisateurs de trouver et de réutiliser le contenu dont ils ont besoin pour leurs tâches quotidiennes. Le résultat est un temps perdu à rechercher et à recréer des informations. Cela favorise également des pratiques moins efficaces, telles que l'utilisation du courrier électronique comme outil de collaboration documentaire. 

Les organisations adoptent des plates-formes de gestion de contenu d'entreprise (ECM) pour relever les défis commerciaux associés aux informations non gérées. Les solutions de gestion de contenu d'entreprise améliorent la productivité et l'agilité de l'entreprise en offrant un meilleur accès aux informations et en créant une base pour le partage, la sécurisation et la réutilisation de ce contenu dans toute l'entreprise. Une plate-forme de gestion de contenu d'entreprise permet aux entreprises de réduire les coûts matériels et logiciels de données tout en intégrant les informations clés de manière unique pour exploiter de nouvelles opportunités ou s'adapter rapidement aux nouvelles exigences de l'entreprise. 

La solution- SoftExpert ECM/GCE

SoftExpert ECM /GCE est un logiciel qui fournit tous les services de gestion de contenu de base nécessaires pour créer, capturer, gérer, stocker, préserver et diffuser du contenu lié aux processus organisationnels. C'est une solution logicielle pratique pour centraliser le contenu non structuré et mieux gérer l'ensemble du cycle de vie du contenu.

The solution provides a set of enterprise content management capabilities, including document and record management, workflows, search and archiving, as well as specific applications, such as contract management and engineering  document management  system (EDMS), all integrated into a single web-based platform.

En raison de la robustesse et de la flexibilité de l’outil dans la gestion des processus orientés contenu, les documents structurés, tels que les formulaires, ou les documents non structurés tels que les demandes ou les enregistrements informels, peuvent être analysés et classés. Une fois les documents classés, SoftExpert ECM/GCE utilise la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour capturer automatiquement les informations pertinentes pour l'entreprise. En conséquence, cela élimine la saisie manuelle des données, rationalise les opérations et accélère la disponibilité des données dans le système.

ECM capabilities in combination with the  business process management (BPM) La solution fournit une infrastructure robuste pour la gestion de contenu, quel que soit le type de contenu (physique ou numérique). La solution s'intègre aux pratiques de gouvernance existantes, offrant une flexibilité pour personnaliser les tableaux de bord, les rapports et les flux de travail.

Le moteur de workflow est entièrement configurable et permet d'automatiser les processus métier liés au contenu. Il peut s'agir d'un simple flux de travail d'examen et d'approbation ou d'un processus commercial à plusieurs étapes plus complexe. Les utilisateurs peuvent créer et réviser des documents ou envoyer des documents à des pairs ou à la direction pour examen. Une fois approuvés, ces documents peuvent être publiés au sein de l'organisation. Tous les objets sont soumis au contrôle de version et à la sécurité, fournissant une piste d'audit complète pour une preuve de conformité avec les normes et réglementations de l'industrie.



Capture et indexation de contenu

Capture et indexation de contenu

Flux de travail centrés sur les documents

Flux de travail centrés sur les documents

Signature numérique

Signature numérique

Gestion des enregistrements physiques

Gestion des enregistrements physiques

Piste d'audit

Piste d'audit

Portails de surveillance

Portails de surveillance

Main Benefits

  • Centralise tout le contenu de l'entreprise dans un seul environnement, rationalisant l'accès aux informations.

  • Reduces costs of physical document storage.

  • Réduit le besoin d'imprimer des documents et de traiter le papier.

  • Assure le respect des exigences légales et réglementaires.

  • Simplifie et accélère la création, la révision et la publication de documents.

  • Favorise la collaboration et garantit l'accès au contenu mis à jour en temps réel.

  • Élimine les retards et les inefficacités dus aux processus manuels et à l'utilisation de documents obsolètes.

  • Augmente la productivité dans toute l'entreprise, en standardisant les processus de contrôle des documents.

  • Automatise la reconnaissance des caractères et réduit le risque que le contenu soit indexé par erreur.

  • Fournit une visibilité complète des tâches, des délais et des charges de travail des équipes, permettant l'identification des goulots d'étranglement et des écarts.

traits

Vue d'ensemble de la solution 

Return on Investment (ROI)

De plus en plus, la gestion de contenu d'entreprise est considérée comme une application et une technologie d'entreprise de base avec des objectifs identifiés comme la réduction des coûts administratifs, l'amélioration de l'efficacité et l'augmentation des profits.

Généralement, lorsque les professionnels de l'entreprise discutent du retour sur investissement d'un investissement, ils pensent principalement aux avantages «financiers». Aujourd'hui, les organisations doivent également tenir compte des avantages «non financiers» d'un investissement.

Les avantages financiers comprennent les impacts sur le budget et les finances de l'organisation, p.

Les avantages non financiers sont les avantages dits «intangibles», «doux» ou «non quantifiables» d'un investissement. Ces avantages comprennent des effets sur les opérations commerciales et la productivité.

Le logiciel SoftExpert ECM  /GCE produit des impacts positifs sur les performances commerciales et les objectifs stratégiques. Celles-ci incluent une meilleure satisfaction client, une meilleure utilisation des informations actuelles et archivées et une durée de cycle plus courte.

Le calcul des avantages pour l'ECM /GCE peut être à la fois direct, comme les économies de papier ou d'archivage, et indirect, comme la productivité ou l'amélioration de la qualité. Les deux devraient être mesurés pour les efforts d'analyse de rentabilisation ECM/GCE.

IDC a estimé que l'entreprise type avec 1000 travailleurs du savoir gaspille entre 2,5 et 3,5 millions de dollars par an pour rechercher des informations inexistantes, ne pas trouver des informations existantes ou recréer des informations introuvables, tandis que Gartner estime qu'une gestion de contenu d'entreprise peut réduire les coûts globaux liés aux documents de 40%.

Le logiciel SoftExpert Gestion de contenu d'entreprise (GCE) offre les avantages suivants: 

ROI FINANCIER:

  • Réduit considérablement les coûts de stockage de fichiers actifs (y compris l'immobilier physique de la salle de classement, le coût de maintenance des classeurs, le coût des dossiers et des cartes d'index, et d'autres tables d'examen du matériel).
  • Élimine les coûts de stockage inactif et d'archive grâce au contrôle central et au référentiel du document (y compris l'immobilier physique, le coût externalisé des installations de stockage de documents, le coût de récupération des documents, le coût des éléments physiques tels que les boîtes, les étiquettes, etc.)
  • Réduit le nombre d'ETP (employés à temps plein) nécessaires pour prendre en charge les centres de stockage actifs et inactifs associés au papier.
  • Réduit les coûts cachés liés à la présence de papier dans les fichiers locaux, les fichiers personnels et les petites zones de fichiers de département «non officielles». (Je garde des copies des rapports à mon bureau car il faut trop de temps pour les obtenir de la salle des dossiers et quelqu'un l'a peut-être déjà extrait.)
  • Évite les coûts de remplacement et de récupération de documents papier égarés, abusés et usés. Combien cela coûte-t-il de remplacer un document perdu, de retrouver un document égaré et de remplacer un document qui n'est plus lisible?
  • Les entreprises dépensent 20 $ en main-d'œuvre pour déposer un document, 120 $ en main-d'œuvre pour trouver un document mal classé et 220 $ en main-d'œuvre pour reproduire un document perdu. (Paquet source: AIIM)
  • Réduisez le coût de la découverte légale grâce à la réduction des enregistrements à rechercher (grâce à une capture précise des enregistrements et à une élimination rapide) et à l'utilisation d'outils de recherche et de filtrage plus efficaces et plus précis.
  • Réduit les coûts et augmente les revenus en:
    • Réduction des coûts de gestion du papier.
    • Réduire les coûts de classement, de duplication et de récupération du stockage hors site.
    • Réduire les temps d'arrêt organisationnels en cas de catastrophe naturelle.
    • Simplifier la planification de la continuité des activités.
    • Utilisation de l'espace actuellement nécessaire pour le stockage du papier pour des activités génératrices de revenus plus productives.
    • Améliorer l'utilisation des actifs numériques.
    • Accroître la collaboration sur les données et les connaissances.

Investissement

  • L'investissement dans SoftExpert ECM dépendra de la taille de l'unité commerciale et de l'approche de mise en œuvre.

Retour sur investissement (%) 

  • ((((Économies annuelles totales) x n années) - Investissement initial) / Investissement initial) x 100.

Période de récupération (années) 

  • Investissement initial / Économies annuelles totales.

ROI NON FINANCIER:

  • Augmente la productivité grâce à la gestion électronique de la création, de la révision, de l'approbation, de la distribution et du temps de cycle du contenu, car seule la version la plus récente est disponible.
  • Gain de temps en gérant de manière centralisée les versions du contenu.
  • Économise les ressources informatiques en ayant le contenu localisé et stocké une seule fois (plus les versions) dans un référentiel central.
  • Élimine les copies électroniques et papier personnelles réparties dans toute l'unité commerciale et l'entreprise.
  • Réduit les ressources physiques car le «papier» n'est plus imprimé, annoté et plusieurs copies de version sont classées.
  • L'augmentation de la satisfaction des clients entraîne une augmentation du taux de fidélisation des clients, de la réputation, de la part de marché et des revenus.
  • Améliore la conformité réglementaire en intégrant des capacités de gestion de la conformité aux processus métier actuels.
  • Réduit la paperasse et le papier nécessaires pour imprimer les rapports, grâce aux vues personnalisées et au tableau de bord complet.
  • Réduit le temps de démarrage du projet, raccourcit la courbe d'apprentissage pour les membres de l'équipe de projet et fait gagner du temps, une fois que les processus, les procédures et les modèles de documents sont créés et réutilisés.

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