SoftExpert ECM

Kurumsal İçerik Yönetimi

Daha fazla bilgi edinin

Güncel Sorunlar

Kuruluşlar her gün, diğerlerinin yanı sıra müşteri profilleri, satın alma siparişleri, çalışan kayıtları, finansal raporlar, formlar, taranmış faturalar, sözleşmeler, kalite belgeleri, mühendislik çizimleri ve e-postaları içeren büyük miktarda yapılandırılmamış içerik oluşturur. Kağıt, dijital içerik, kayıtlar ve belgelerle başa çıkmanın zorluğu artıyor. Araştırmalar, yapılandırılmamış içeriğin tüm kurumsal bilgilerin% 80 veya daha fazlasını oluşturduğunu ve sektöre bağlı olarak yıllık% 65 ila% 200 oranında büyüdüğünü göstermiştir.

Çoğu şirkette, dijital ve kağıt tabanlı içerik genellikle yönetilmeyen bir kaos durumunda bulunur. Bu içerik, tanımlama için tutarlı bir sınıflandırma olmaksızın yerel bilgisayar sürücüleri, dosya paylaşımları, dosya klasörleri ve dosya dolapları gibi birden çok konumda depolanır. Bu, kullanıcıların günlük görevleri için ihtiyaç duydukları içeriği bulmasını ve yeniden kullanmasını zorlaştırır. Sonuç, bilgiyi aramak ve yeniden oluşturmak için zaman harcanmasıdır. Bu aynı zamanda e-postayı belge işbirliği aracı olarak kullanmak gibi daha az verimli uygulamaları teşvik eder.

Kuruluşlar, yönetilmeyen bilgilerle ilişkili ticari zorlukları ele almak için Kurumsal İçerik Yönetimi (ECM) platformlarını benimsiyor. Kurumsal İçerik Yönetimi Çözümleri, bilgilere daha iyi erişim sağlayarak ve bu içeriğin kuruluş genelinde paylaşılması, güvence altına alınması ve yeniden kullanılması için bir temel oluşturarak iş üretkenliğini ve çevikliği artırır. Bir Kurumsal İçerik Yönetimi platformu, şirketlerin veri donanımı ve yazılım maliyetlerini düşürürken, önemli bilgileri yeni fırsatlardan yararlanmak veya yeni iş gereksinimlerine hızla uyum sağlamak için benzersiz yollarla entegre etmelerine olanak tanır.

Çözüm- SoftExpert ECM

SoftExpert ECM kurumsal süreçlerle ilgili içeriği oluşturmak, yakalamak, yönetmek, depolamak, korumak ve sunmak için gereken tüm temel içerik yönetimi hizmetlerini sağlayan bir yazılımdır. Yapılandırılmamış içeriği merkezileştirmek ve tüm içerik yaşam döngüsünü daha iyi yönetmek için pratik bir yazılım çözümüdür.

Çözüm, belge ve kayıt yönetimi, iş akışları, arama ve arşivlemenin yanı sıra sözleşme yönetimi ve mühendislik gibi belirli uygulamalar dahil olmak üzere bir dizi kurumsal içerik yönetimi yeteneği sağlar document management sistemi (EDMS), tümü tek bir web tabanlı platforma entegre edilmiştir.

Aracın güçlü yapısı ve içeriğe yönelik süreçleri yönetmedeki esnekliği nedeniyle, formlar gibi yapılandırılmış belgeler veya talepler veya resmi olmayan kayıtlar gibi yapılandırılmamış belgeler analiz edilebilir ve sınıflandırılabilir. Belgeler kategorize edildiğinde, SoftExpert ECM, işle ilgili bilgileri otomatik olarak yakalamak için Optik Karakter Tanıma (OCR) kullanır. Sonuç olarak bu, manuel veri girişini ortadan kaldırır, işlemleri kolaylaştırır ve sistem içinde veri kullanılabilirliğini hızlandırır.

ECM yetenekleri ile birlikte business process management (BPM)  çözüm, içerik türünden (fiziksel veya dijital) bağımsız olarak içerik yönetimi için sağlam bir altyapı sağlar. Çözüm, mevcut yönetişim uygulamalarıyla bütünleşerek gösterge tablolarını, raporları ve iş akışlarını özelleştirme esnekliği sunar.

İş akışı motoru tamamen yapılandırılabilir ve içerikle ilgili iş süreçlerinin otomatikleştirilmesine yardımcı olur. Bu, basit bir inceleme ve onay iş akışı veya daha karmaşık çok aşamalı bir iş süreci olabilir. Kullanıcılar belgeleri oluşturabilir ve gözden geçirebilir veya belgeleri gözden geçirilmek üzere meslektaşlarına veya yönetime gönderebilir. Onaylandıktan sonra, bu belgeler organizasyon içinde serbest bırakılabilir. Tüm nesneler sürüm kontrolüne ve güvenliğine tabidir ve endüstri standartları ve düzenlemelerine uygunluğun kanıtı için kapsamlı bir denetim izi sağlar.



İçerik yakalama ve indeksleme

İçerik yakalama ve indeksleme

Belge merkezli iş akışları

Belge merkezli iş akışları

Elektronik imza

Elektronik imza

Fiziksel kayıt yönetimi

Fiziksel kayıt yönetimi

Denetim izi

Denetim izi

Portalları izleme

Portalları izleme

Main Benefits

  • Tüm kurumsal içeriği tek bir ortamda merkezileştirerek bilgiye erişimi kolaylaştırır.

  • Fiziksel belge depolama maliyetlerini azaltır.

  • Belge yazdırma ve kağıt işleme ihtiyacını en aza indirir.

  • Yasal ve düzenleyici gerekliliklere uyumu sağlar.

  • Belgelerin oluşturulmasını, incelenmesini ve yayınlanmasını basitleştirir ve hızlandırır.

  • İşbirliğini teşvik eder ve güncellenmiş içeriğe gerçek zamanlı erişim sağlar.

  • Manuel işlemler ve eski belgelerin kullanımından kaynaklanan gecikmeleri ve verimsizlikleri ortadan kaldırır.

  • Belge kontrol süreçlerini standartlaştırarak kuruluş genelinde üretkenliği artırır.

  • Karakter tanımayı otomatikleştirir ve içeriğin hatalı şekilde dizine eklenme riskini azaltır.

  • Darboğazların ve sapmaların tanımlanmasına izin vererek görevlerin, son tarihlerin ve ekiplerin iş yüklerinin tam görünürlüğünü sağlar.

Özellikleri

Çözüme Genel Bakış 

Return on Investment (ROI)

Giderek artan bir şekilde, Kurumsal İçerik Yönetimi, idari maliyetleri düşürmek, verimliliği artırmak ve kârı artırmak olarak belirlenen hedeflere sahip bir kurumsal uygulama ve teknoloji olarak görülmektedir.

Genellikle, kurumsal profesyoneller bir yatırımın ROI'sini tartıştıklarında, çoğunlukla "finansal" faydaları düşünürler. Günümüzde kuruluşlar, bir yatırımın "mali olmayan" faydalarını da göz önünde bulundurmalıdır.

Mali Avantajlar, kuruluşun bütçesi ve finansmanı üzerindeki etkileri, örneğin maliyet düşürmeleri veya gelir artışlarını içerir.

Mali Olmayan Faydalar, bir yatırımın sözde "maddi olmayan", "yumuşak" veya "ölçülemez" faydalarıdır. Bu faydalar, iş operasyonları ve üretkenlik üzerindeki etkileri içerir.

SoftExpert ECM yazılımı, iş performansı ve stratejik hedefler üzerinde olumlu etkiler yaratır. Bunlar arasında geliştirilmiş müşteri memnuniyeti, mevcut ve arşivlenmiş bilgilerin daha iyi kullanımı ve daha kısa döngü süresi bulunmaktadır.

ECM için fayda hesaplaması, hem kağıt veya arşiv maliyeti tasarrufu gibi doğrudan hem de verimlilik veya iyileştirilmiş kalite gibi dolaylı olabilir. Her ikisi de ECM iş durumu çabaları için ölçülmelidir.

IDC 1000 bilgi çalışanları ile tipik kurumsal Kurumsal İçerik Yönetimi %40 genel belge ile ilgili maliyetleri azaltabilir Gartner ise olmayan bir bilgiyi aramak, mevcut bilgi bulmak için başarısız, ya da bulunamayacak bir bilgi yaratmaya, atıkların 3.5 milyon $yılda 2.5 milyon dolar olduğunu tahmin ediyor.

SoftExpert Kurumsal İçerik Yönetimi (ECM) yazılımı aşağıdaki faydaları sağlar: 

FİNANSAL YATIRIM GETİRİSİ:

  • Etkili dosyalama depolama maliyetlerini önemli ölçüde azaltır (dosya odasının fiziksel alanı, dosya dolaplarının bakım maliyeti, klasörler ve dizin kartları ve diğer donanım inceleme tabloları dahil).
  • Belgenin merkezi kontrolü ve deposu aracılığıyla etkin olmayan ve arşiv depolama maliyetlerini ortadan kaldırır (fiziksel gayrimenkul, belge depolama tesisleri için dış kaynak maliyeti, belge alma maliyeti, kutular, etiketler vb. Gibi fiziksel öğelerin maliyeti dahil)
  • Kağıtla ilişkili etkin ve etkin olmayan depolama merkezlerini desteklemek için gereken FTE (tam zamanlı çalışanlar) sayısını azaltır.
  • Yerel dosyalarda, kişisel dosyalarda ve daha küçük "resmi olmayan" departman dosya alanlarında kağıt bulundurmanın gizli maliyetlerini azaltır. (Raporların kopyalarını masamda tutuyorum çünkü onları dosya odasından almak çok uzun sürüyor ve birisi zaten kontrol etmiş olabilir.)
  • Yanlış yerleştirilmiş, kötüye kullanılmış ve yıpranmış kağıt belgeleri değiştirme ve kurtarma maliyetlerini ortadan kaldırır. Kayıp bir belgeyi değiştirmenin, yanlış yerleştirilmiş bir belgeyi bulmanın ve artık okunaklı olmayan bir belgeyi değiştirmenin maliyeti nedir?
  • Şirketler bir belgeyi dosyalamak için 20 dolar, yanlış yazılmış bir belge bulmak için 120 dolar ve kayıp bir belgeyi çoğaltmak için 220 dolar harcıyorlar. (Kaynak: AIIM)
  • Aranacak kayıtların azaltılması (doğru kayıtların yakalanması ve zamanında elden çıkarılması yoluyla) ve daha verimli ve doğru arama ve filtreleme araçlarının kullanılması nedeniyle yasal keşif maliyetini azaltın.
  • Aşağıdakileri yaparak maliyetleri azaltır ve geliri artırır:
    • Kağıt işleme maliyetlerini düşürün.
    • Saha dışı depolamanın dosyalama, çoğaltma ve geri alma maliyetlerini azaltmak.
    • Doğal afet durumunda organizasyonun kapalı kalma süresinin azaltılması.
    • İş sürekliliği planlamasının basitleştirilmesi.
    • Daha verimli gelir getirici faaliyetler için kağıt depolama için şu anda ihtiyaç duyulan alanı kullanmak.
    • Dijital varlık kullanımının iyileştirilmesi.
    • Veri ve bilgi konusunda işbirliğini artırmak.

Yatırım

  • SoftExpert ECM'ye yatırım, iş birimi boyutuna ve uygulama yaklaşımına bağlı olacaktır.

Yatırım getirisi (%) 

  • ((((Toplam Yıllık Tasarruf) x n yıl) - İlk Yatırım) / İlk Yatırım) x 100.

Geri Ödeme Süresi (yıl) 

  • İlk Yatırım / Toplam Yıllık Tasarruf.

FİNANSAL OLMAYAN YATIRIM GETİRİSİ:

  • Yalnızca en yeni sürüm mevcut olduğu için içerik-içerik oluşturma, revizyon, onay, dağıtım ve iyileştirilen döngü süresinin elektronik yönetimi sayesinde üretkenliği artırır.
  • İçeriğin sürümlerini merkezi olarak yöneterek zamandan tasarruf sağlar.
  • İçeriğin merkezi bir depoda bir kez (artı sürümleri) bulunup depolanmasını sağlayarak BT kaynaklarından tasarruf sağlar.
  • İş birimi ve şirket genelinde dağıtılan kişisel elektronik ve basılı kopyaları ortadan kaldırır.
  • “Kağıt” artık yazdırılmadığı, işaretlenmediği ve sürümün birden çok kopyasının dosyalandığı için fiziksel kaynakların azaltılmasını sağlar.
  • Müşteri memnuniyetinin artması, müşteriyi elde tutma oranı, itibar, pazar payı ve gelirde artışa yol açar.
  • Uyumluluk yönetimi yeteneklerini mevcut iş süreçlerine entegre ederek yasal uyumluluğu geliştirir.
  • Özelleştirilmiş görünümler ve kapsamlı kontrol paneli sayesinde raporları yazdırmak için gereken evrak işlerini ve kağıtları azaltır.
  • Belgelerin süreçleri, prosedürleri ve şablonları oluşturulup yeniden kullanıldığında proje başlangıç süresini azaltır, proje ekibi üyeleri için öğrenme eğrisini kısaltır ve zamandan tasarruf sağlar.

Daha Fazla Bilgi & Canlı Demo İçin

Lütfen bizimle iletişime geçin

Enterprise Content Management nedir ?     Enterprise Content Management training    Enterprise Content Management system    Enterprise Content Management software     Enterprise Content Management tools